Czym są księgi handlowe?

Każde przedsiębiorstwo w celu uzyskania przejrzystości w rachunkach musi ewidencjonować czynności gospodarcze. Jest to niezależne od tego, jaką dokładnie formę przybiera dana firma. Czy ma ona postać spółki, czy jednoosobowej działalności, musi ona mieć jasne finanse. Jest to ważne między innymi ze względów podatkowych, ale nie tylko. Skrupulatne rejestrowanie wszystkich czynności gospodarczych pozwala każdemu przedsiębiorcy mieć pełną kontrolę nad wydatkami i przychodami, a przez to osiągać lepsze wyniki. Świadomość własnych zasobów umożliwia bowiem lepsze rozplanowanie działań i powstrzymuje od błędnych decyzji.

Pełna księgowość a inne sposoby ewidencjonowania

Sam fakt ewidencjonowania czynności gospodarczych jest nieunikniony, natomiast sposób, w jaki musi się odbywać ten proces, jest już zależny od konkretnego przypadku. Najprościej rzecz ujmując, można mówić o dwóch sposobach ewidencjonowania. Jeden z nich wiąże się z zastosowaniem pełnej księgowości, natomiast drugi z wykorzystaniem uproszczonych metod. To jaki sposób ewidencjonowania może zastosować dany przedsiębiorca, zależy bezpośrednio od tego, jaką wysokość osiągają jego roczne przychody. W przypadku, gdy nie przekraczają one równowartości dwóch milionów euro, ma on możliwość zastosowania uproszczonych metod ewidencjonowania. Natomiast w sytuacji, gdy roczne przychody wynoszą więcej niż dwa miliony euro, konieczne staje się już wdrożenie w firmie pełnej księgowości.

Na czym polega różnica między metodami uproszczonymi a pełną księgowością? Najprościej rzecz ujmując, na stopniu skomplikowania i szczegółowości zapisów. Metody uproszczone wiążą się z zastosowaniem takich dokumentów jak:

• podatkowa księga przychodów i rozchodów
• ryczałt ewidencjonowany
• karta podatkowa

Choć wymienione sposoby prowadzenia ewidencji różnią się między sobą pewnymi cechami, jest jedna wspólna rzecz, która je łączy. Są one prostsze w zastosowaniu niż pełna księgowość. Dlatego też przedsiębiorcy, jeżeli tylko mają taką możliwość, decydują się często właśnie na te metody. Pełna księgowość wymaga natomiast znajomości wielu szczegółów i fachowej wiedzy. Można ją oczywiście zdobyć na własną rękę, ale lepiej jest powierzyć sprawę zawodowej księgowej. Jest to oczywiście pewna trudność, która wiąże się z dodatkowymi wydatkami, a czasem nawet zatrudnieniem nowego pracownika na etat, niemniej jednak prowadzenie pełnej księgowości ma także pewne korzyści. Jest to bowiem najbardziej szczegółowa i kompletna forma prowadzenia ewidencji czynności gospodarczych, której zastosowanie niewątpliwie przyczynia się do polepszenia sytuacji przedsiębiorstwa.

Prowadzenie pełnej księgowości nie byłoby możliwe bez dokumentacji, jaką tworzą księgi handlowe. To właśnie w nich umieszcza się zapisy dotyczące wszystkich operacji finansowych, jakie przeprowadzała dana firma. Dokładne elementy, jakie składają się na księgi handlowe, to między innymi wykazy obrotów i sald, a także inwentarz, w którym spisane są wszystkie aktywa i pasywa, jakie posiada dane przedsiębiorstwo.

Nazwa ksiąg handlowych pochodzi z czasów, kiedy dokumentacja ta rzeczywiście była prowadzona w formie grubych ksiąg. Dziś jednak zapisy rejestrujące czynności gospodarcze mają postać elektroniczną. Z jednej strony ułatwia to sprawę, ponieważ często programy komputerowe same pozwalają dokonać potrzebne obliczenia i w związku z tym tych ostatnich nie trzeba robić samodzielnie. Natomiast pewnym niebezpieczeństwem związanym z prowadzeniem elektronicznych ksiąg handlowych jest to, iż elektroniczne dane mogę zostać utracone w momencie, gdy zostanie zniszczony ich nośnik. Dlatego prowadząc księgi handlowe należy robić zapasowe kopie plików, aby nigdy nie znaleźć się w sytuacji, w której ewidencja przepadnie.